Elektronische Signaturen

Im Laufe der Corona-Pandemie ist der Bedarf für fortschrittliche digitale Lösungen in vielen Bereichen sehr deutlich geworden. Auch in Zeiten von Homeoffice müssen jedoch weiterhin Verträge, Dokumente, Kontrollen u.Ä. unterschrieben werden – oftmals noch traditionell mit Stift auf Papier. Digitale Lösungen sind hier noch nicht die Regel, sie nehmen aber stetig an Relevanz zu und so könnten gut durchdachte und vor allem sichere Ausgestaltungen elektronischer Signaturen früher oder später die handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Das Einsatzgebiet elektronischer Signaturen ist breit und wächst stetig. Sogenannte „einfache elektronische Signaturen“ sind beispielweise in Form von E-Mail-Signaturen oder Unterschriften beim Empfang von Paketen bekannt und sind einfach umsetzbar, haben aber den Nachteil, leicht fälschbar zu sein und stellen dadurch bei vielen Unterschriften keine geeignete Alternative dar.

„Fortgeschrittene elektronische Signaturen“ hingegen sind durch eine Verschlüsselung sicherer ausgestaltet und sind für viele Einsatzbereiche gut geeignet. Die meisten PDF-Programme haben solche Signaturen bereits von Haus aus integriert, wodurch der Einsatz unkompliziert und schnell möglich ist. So lassen sich beispielsweise interne Kontrollen digital, sicher und eindeutig identifizierbar unterschreiben. Besonders im B2B-Bereich werden fortgeschrittene elektronische Signaturen daher in den letzten Jahren vermehrt eingesetzt.

„Qualifizierte elektronische Signaturen“ sind gar so sicher, dass sie mit einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt werden können. Durch qualifizierte Zertifikate lassen sich die Urheber der Unterschriften eindeutig und fälschungssicher identifizieren. Aufgrund des hohen Sicherheitsgrades haben bereits zahlreiche Ämter diese Form der elektronischen Signatur als neuen Standard eingeführt. Das Finanzamt beispielsweise nimmt alle Umsatzsteuervoranmeldungen nur noch in digitaler Form an & Systeme wie Elster unterstützen diesen Prozess durch die Integration qualifizierter elektronischer Signaturen.

Aber nicht nur das Finanzamt, sondern auch viele Unternehmen und Vereine, können durch den Einsatz elektronischer Signaturen bereits enorme Mengen an Papier einsparen und haben ihre einst physischen Archive dadurch digital archivieren können, wodurch weitere Kosten sowie Platz gespart werden kann. Zudem lassen sich mit Hilfe elektronischer Signaturen auf diversen Ebenen Prozesse beschleunigen und Mitarbeiter können ortsunabhängig beispielsweise aus dem Home Office in kürzester Zeit Dokumente signieren.

Elektronische Signaturen sind durch ihre grenzenlosen Einsatzmöglichkeiten eine Technologie, die in den kommenden Jahren noch weiter an Relevanz gewinnen wird. Es ist daher für jedes Unternehmen, aber auch für Non-Profits und Privatpersonen, ratsam, sich mit dem Thema zu beschäftigen und einen eventuellen Umstieg auf elektronische Signaturen zu prüfen. Diginary Consulting berät Sie gerne dabei und hilft Ihnen bei der Umsetzung oder Fragen zum Thema – melden Sie sich gerne über das Kontakformular bei uns.